建立與利用管理報表突破 1-100 的挑戰

我是 TP，畢業於台大物理系、光電所。與台大數學系、商研所畢業的 Brandon 一起管理基石創投。畢業後曾參與公司 0 – 1 與 1 – 100，之後投入創投產業至今，相信未來仍有無限可能性，希望能與優秀的創業團隊一起合作。

The Future is Unwritten

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當新創團隊已經找到 PMF，要面臨 1-100 規模化的過程中，總是會面臨著很多的挑戰，如團隊的擴張、組織的成型、溝通效率降低…等等，讓創辦團隊會有個感覺，每天忙的昏頭，事情越來越多，覺得以前公司的大小事都清清楚楚在腦中，業績狀況、成本結構、甚至是公司每個人的姓名，而現在花了一堆時間開會，也沒有像過去一樣有效率。

因為公司從 0-1 和 1-100 的過程所面臨的挑戰、與需要的技巧有些不同，當公司規模還小，資訊的量與流通相對簡單，甚至所有數字創辦團隊都了然於心，但隨著生意與組織擴大，CEO、創辦團隊、主管們不可能跟過去一樣，所有的細節都掌握的清清楚楚，往往會有一陣陣痛期，而在這過程，有些事情是可以幫助團隊的，像是建立起一個好的管理報表。

而一個管理報表應該包含那些資訊呢？底下我先用一個簡化的 B2B SaaS Model 公司的例子來說明，P 公司推出了一個跨時代的雲端 ERP 系統，透過線上廣告與說明會，找到 inbound，然後再派業務出去洽談 close deal，收費方式為月費，但要先繳一年，因為是全雲端，所以主要的成本為人事與雲端費用。

管理報表應該要包含幾個項目

公司的 Key Metircs (關鍵績效指標)，且因公司的階段與商業模式而有所不同，如此例的 SaaS model 公司，那應有每月新增客戶數、流失客戶數、當月總客戶數，ARPU…等，若是產品銷售的話，那應該要有每月銷量、平均售價、成本…等等。

公司的支出花費 (expense) 與員額 (headcount)，並根據屬性進行分類、如把與獲取客戶與市場相關的費用，如業務、廣告等分成一類，而與營運相關的、如客服、研發、…等分一類，如此一來可知公司目前的資源配置。

並從這些關鍵的營運數字中得知的財務狀況，如營收、花費、與現金流入狀況。公司的營收往往因認列、折舊而與現金流有所落差，而兩者對早期新創團隊都相當重要，牽扯到未來的規劃、如人員徵補、重大支出、甚至是募資的時間點。

根據以上資訊推算出來目前的 unit economic，如客戶的取得成本 (CPA)、顧客終身價值 (LTV)、以公司現階段規模的每一個客戶營運成本…等等，如此一來，可以更掌握公司之營運是否健康。

並且有著過去的歷史、現況與未來計劃與推估 (並可以顏色區分)。如此一來可以很清楚知道每一個月的目標與達成狀況。

而其中有一些點要注意

• 以上只是個例子，不同階段與商業模式會有其適合的管理報表，但其基本精神應該是一樣的。
• 管理報表最好不要太複雜，一頁的單一表格會最適當，重點是很清楚的表現公司的狀況，而不是所有的細節，很多更細部的數字可以再聯動至其他報表。
  可以以月為單位，或是以周或是雙周為單位，取決於不同的生意屬性，不過不建議以季為單位。
• 不需要一開始就弄很完美，公司邊前進邊修正，也不樣一開始就想系統自動化，可以先手動整理一陣子後，才會更知道適合自己公司的管理報表是什麼樣子。

如此一來，團隊的每一個份子都可以透過管理報表清楚的掌握公司現況與未來目標之外，還可以進一步的

• 公司的許多討論可以根據管理報表中的數據，而數字應該是從各部門與人員的成效連動過來的，每個部門與人可以清楚的知道自己的工作成效將如何影響公司整體表現，降低部門本位主義的產生。
• 根據管理報表，你可以知道現階段公司的成長是否健康，如每個客戶的獲取成本是上升還是下降，或是 LTV 有成長還是衰退，而從支出與費用部份可以看出，進而了解到目前公司資源配置是否正確，有無需要修正的地方。
• 團隊對於未來都有許多的想像與規劃，而透過管理報表中的未來推估，可以讓團隊從另外一個面向思考檢視其規劃的可行性，如預估明年營收希望達到某個規模，需要多少的客戶數、但以現行的業務團隊規模可能很難達成、或是客戶的 ARPU 不成長很難達成，但是以現行的產品很難拉高 ARPU，所以研發的人力必需增加…等等。
• 不過團隊千萬不要陷入填數字作白日夢中，再完美的計劃與推估也需要團隊努力執行，且市場也會不斷變化，這只是讓你有個工具來從另外一個角度來思考你的 business。 這表格也是很好與投資人溝通的一個工具，上面清楚有著你過去的 traction、現況與未來展望。

希望以上的分享，能幫助新創團隊在成長時，能夠有個工具可以利用，也夠容易與外部溝通。也歡迎更多的創業團隊，訂閱基石創投的粉絲頁，未來還會有更多的分享。也歡迎對新創、網路與投資有興趣的朋友，一起加入我們。